Wie Sie als Geschäftsführer endlich wieder Zeit haben, am Unternehmen zu arbeiten – und nicht wieder und wieder in Besprechungen sitzen, um Zuständigkeiten zu klären.

So finden erfolgreiche Geschäftsführer schnell den Grund für den Sand im Getriebe – und setzen die nötigen Maßnahmen schneller um

Sie sind Geschäftsführer in einem kleinen oder mittelständigen Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern. Sie sind ambitioniert und haben eine klare Vorstellung von Ihrer Aufgabe: Das Unternehmen so zu führen, dass es den Anforderungen des Marktes jederzeit gewachsen ist – nicht nur heute, sondern auch dann, wenn sich Bedingungen unerwartet ändern.

Damit das Unternehmen langfristig Bestand hat. Kurzum: Die Existenz des Unternehmens sicherstellen, heute und auch in Zukunft.

In den letzten Wochen und Monaten haben Sie jedoch gehäuft festgestellt, dass es ohne erkennbare Gründe zu Störungen und Verzögerungen im Unternehmen kommt. Aufgrund Ihrer Erfahrung wissen Sie, dass das Unternehmen über genügend Mitarbeiter verfügt. Trotzdem haben Sie den Eindruck, als würden verschiedene Abteilungen intern als auch abteilungsübergreifend zögerlicher handeln.

Wie oft müssen Sie Entscheidungen treffen, weil die zuständigen Mitarbeiter und Führungskräfte diese nicht eigenständig treffen?

Vielleicht haben Sie auch bereits festgestellt, dass Ihre Mitarbeiter viel öfter nur reagieren, anstatt selbstständig zu agieren.
Möglicherweise haben Sie auch das ein oder andere Thema, das gefühlt seit Ewigkeiten durch jedes Meeting geschleift, aber nicht wirklich zum Abschluss gebracht wird.
Sie haben entschieden: Sie wollen die Ursachen für diese Problem aufdecken, Lösungen entwickeln und umsetzen, um das Unternehmen langfristig auf Erfolgskurs zu halten.
Dafür suchen Sie einen Experten, der Sie dabei begleitet.

Der eine Wunsch, der Sie schon seit Wochen begleitet: die gewachsenen Strukturen neu auszurichten – Details

Was Sie sich wirklich wünschen ist ein Profi, der Sie und Ihre heutige Situation versteht. Einen Strategen, der Sie dabei unterstützt, die vorhandenen Strukturen des Unternehmens sichtbar zu machen und neuzugestalten. Damit Sie wieder die Zeit haben, das Unternehmen zu führen und weiterzuentwickeln. Einen Partner, der Sie und Ihre Mitarbeiter befähigt, aufkommende Störungen eigenständig zu identifizieren und geeignete Gegenmaßnahmen einzuleiten. So dass Sie künftig selbst erkennen können, was die wirklichen Ursachen für neue Probleme sind – und dass diese an einer anderen Stelle liegen, als zunächst vermutet.

Unerwartete Chancen und Potenziale freilegen – Details

Ich kann Sie beruhigen, vielen anderen Geschäftsführern geht es ähnlich wie Ihnen. Gewachsene Strukturen zu erkennen, zu verstehen und in die richtige Richtung zu lenken, ist für viele in Ihrer Position eine Herausforderung. Denn es erfordert, alte Strukturen zu visualisieren, diese an aktuelle Rahmenbedingungen anzupassen und die Mitarbeiter bei dieser Veränderung an Bord zu nehmen.

Und Ihr Impuls, sich Unterstützung für dieses Thema zu holen, ist richtig:

Strukturen, die schnelle Entscheidung ermöglichen, sind ein entscheidender Erfolgsfaktor, damit sich Unternehmen wieder vorrangig strategischen Themen widmen können.

Die gute Nachricht ist: Strukturen können Sie mit Prozessmanagement aufbauen und etablieren. Prozessmanagement ist dabei wie ein Schweizer Taschenmesser: Für jede Herausforderung gibt es das entsprechend Werkzeug. Die nächste gute Nachricht ist: Wenn Sie Beratung und Unterstützung für Prozessmanagement suchen, sind Sie hier richtig.

In unserer Zusammenarbeit stellen wir Ihre Strukturen und Prozesse auf den Prüfstand:

  • wir identifizieren die aktuellen Strukturen des Unternehmens,
  • prüfen welche für das Treffen von schnellen Entscheidungen dienlich sind und
  • entwickeln einen Plan, der Sie und Ihre Mitarbeiter auf dem Weg von heute in die Zukunft begleitet.

Wie Sie nicht mehr jede Entscheidung persönlich treffen müssen, damit das Unternehmen läuft – Grafik

Durch Anwendung von Prozessmanagement-Methoden analysieren wir Ihre aktuellen Abläufe im Unternehmen. Dabei betrachten wir, welche Schritte bereits klar und strukturiert sind und bei welchen es zu Verzögerungen und Unklarheiten kommt Um von Anfang an in die richtige Richtung zu arbeiten, nutzen wir hier direkt das Wissen Ihrer Mitarbeiter, für die diese Schritte zum Alltag gehören. So stellen wir sicher, dass hier kein theoretisch schönes Modell entsteht, das letztlich nicht umzusetzen ist. Sondern Strukturen, die im Tagesgeschäft für die Mitarbeiter funktionieren und nachvollziehbar sind. Denn dies ist oft einer der größten Knackpunkte bei der Prozessmanagement-Beratung: Wenn Strukturen von höheren Führungsebenen entwickelt werden, die mit dem Tagesgeschäft kaum Berührungspunkte haben, sind diese mehr theoretisch als praktisch anwendbar.

Die Mitarbeitenden von Anfang an im Boot haben – Details

Mitarbeitern von oben herab neue Vorgehensweisen und Strukturen vorzugeben, die diese weder verstehen noch nachvollziehen können, führt in der Regel dazu, dass diese Neuerungen nicht angenommen werden oder zu mehr Problemen führen als dass sie nutzen. Kurz gesagt: Wir entwickeln gemeinsam Strukturen, die sowohl für Ihre Mitarbeiter schlüssig als auch technisch auf dem aktuellen Stand sind, so dass sie in jeder Hinsicht zukunftsfähig sind – und damit langfristig zu einer Entlastung beitragen.

Damit es nicht bei der Theorie bleibt und Sie schnell die richtigen Weichen stellen – Details

Meine Arbeit besteht allerdings nicht nur in der Erarbeitung von klaren Strukturen – anschließend unterstütze ich Sie auch dabei, diese im Unternehmen einzuführen und fortlaufend anzuwenden.
Sollten während der Einführung ungeplante Engpässe der Personalkapazität entstehen, stehe ich Ihnen nach Absprache auch interimistisch zur Verfügung und unterstütze Sie operativ. So können Sie sicherstellen, das Projekt im gewünschten Tempo voranzubringen.
Um Ihnen als Kunde die größtmögliche Entscheidungsfreiheit zu lassen, biete ich meine Leistungen grundsätzlich modular an.
Das heißt Sie als können selbst entscheiden,

1. Wann wir welche Module bearbeiten
2. Welche Module Sie mit mir und welche Sie in Eigenleistung bearbeiten

Damit es nicht bei der Theorie bleibt und Sie schnell die richtigen Weichen stellen

Die Module sind dabei wie folgt:

Modul 1 : Erstellung des Sollkonzepts
Beginnt mit der Beauftragung des Projekts durch Sie und endet mit der Abgabe und Besprechung des Soll-Konzeptes

Modul 2 : Umsetzung des Sollkonzept
Beginnt mit Erstellung des eines Zeitplans zur Umsetzung der Schritte für Prozessmanagement und -optimierung und endet mit der finalen Evaluierung der Umsetzungsphase

Modul 3 : Schulung der Mitarbeiter
Schulung der Mitarbeiter kann im Nachgang zum Projekt oder währenddessen stattfinden

Welche 6 Bausteine ein reibungsloses Projekt sicherstellen

Methodenübersicht

Sie erhalten von mir zu jeder eingesetzten Methode ein bis zu 5-seitiges Whitepaper. Dieses gibt Ihnen u.a. eine Übersicht über Einsatzgebiet und Vorgehensweise zu den einzelnen Methoden, die bei der Prozessmanagement-Beratung angewendet werden.

Damit haben Sie ein komprimiertes „Kompendiums des Wissens“, dass Ihnen hilft, sich schnell ein Grundverständnis für Prozessoptimierung anzueignen, die Zusammenhänge zu verstehen und können so von Anfang an mitreden.

Zusammenfassung der Workshops

Nach jedem Workshop erstelle ich eine Zusammenfassung, damit Sie jeden Schritt zu einem späteren Punkt nachvollziehen können.

Diese beinhaltet
– Beschreibung der Ausgangslage
– Dokumentation des Verlaufs des Workshops (gestellte Fragen, besprochene Themen)
– Fotodokumentation der erarbeiteten Prozesskarte
– Aufgabenliste mit verantwortlichen Personen
– Liste mit erarbeiteten Verbesserungsmöglichkeiten.

Priorisiertes Mailpostfach

Sie erhalten für unsere Zusammenarbeit eine für Sie eingerichtete Kunden-Mailadresse, über die unsere Kommunikation läuft.

Damit werden alle Ihre Mails in einem separaten Posteingang gebündelt, priorisiert und Sie erhalten jederzeit schnelle Antworten. In der Regel antworte ich innerhalb von 24 Stunden.

einfache Kommunikation 

Nicht immer ist eine Mail der beste Kommunikationsweg. Um in allen Phasen der Zusammenarbeit eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation zu ermöglichen, achte ich auf wirtschaftliche Lösungen. In Abhängigkeit vom Thema findet unser Austausch per Mail, Telefon, Videokonferenz oder Vor-Ort statt.

Aufzeichnungen

Auf Wunsch zeichne ich Telefonate und Videokonferenzen auf (in Übereinstimmung mit den aktuellen Datenschutzbestimmungen) und stelle sie Ihnen auf einer gesonderten Plattform zur Verfügung. Damit können Sie während unserer Zusammenarbeit jederzeit auf die Inhalte unserer Gespräche zugreifen bzw. die Inhalte Ihren Mitarbeitern auf unkomplizierte Weise zur Verfügung stellen.

Kurze Reaktionszeit

Wünschen Sie ein persönliches Gespräch, erhalten Sie innerhalb von 18 Stunden eine Terminzusage, damit Sie verbindlich planen können und nicht lange „in der Luft hängen“.

So vereinfachen wir in 10 Schritten Ihre Arbeit am Unternehmen – Details

1. Sie schicken Ihre Anfrage

Sie schicken mir Ihre Projektanfrage für Prozessmanagement-Beratung bzw. Prozessoptimierung über mein Anfrageformular. Bitte beschreiben Sie Anliegen so konkret wie möglich, damit ich im Vorfeld ein grobes Bild von den Anforderungen bekomme. (Formulieren Sie Ihre Anfrage gerne als Text oder Stichpunkte.) Sie erhalten anschließend eine E-Mail, in der ich Ihnen den Eingang Ihrer Anfrage sowie den Zugang zu meinem Kalender schicke. Hier können Sie einen Wunschtermin für das kostenfreie Erstgespräch vormerken. Binnen 24 Stunden erhalten Sie eine Benachrichtigung, ob Ihr Wunschtermin möglich ist. Sollte Ihr Terminwunsch nicht realisierbar sein, rufe ich Sie an, um einen Termin abzustimmen.
2. Wir führen ein kostenfreies Erstgespräch durch

In diesem Erstgespräch klären wir, ob eine Zusammenarbeit für uns beide infrage kommt.

Wir lernen uns kennen, um zu prüfen, ob es auf der zwischenmenschlichen Ebene passt. Wir besprechen Ihre aktuelle Situation und Erwartungen an das Projekt, damit ich Ihre Herausforderung noch besser verstehe und prüfen kann, ob Ihnen meine Vorgehensweise hilft.

3. Angebot und Beauftragung

Im Nachgang zu unserem Gespräch erstelle ich Ihnen ein Angebot.

Darin fasse ich zunächst unser Gespräch noch einmal kurz zusammen und halte die wichtigsten Punkte (Ausgangssituation, Zielvorstellung, Erwartungen) fest. So gehen wir sicher, dass wir beide das gleiche Verständnis des Projektes haben.

Zudem erstelle ich einen schrittweisen Plan mit dem groben Vorgehen unserer Zusammenarbeit, so dass Sie eine Vorstellung vom Ablauf des Projektes bekommen.

Nachdem Sie das Angebot erhalten haben, können Sie es in Ruhe prüfen. Sollten Sie Fragen dazu haben, führen wir ein weiteres Gespräch durch. Sobald alle Fragen geklärt sind, erfolgt die Beauftragung durch Sie.

4. Wir beginnen die Zusammenarbeit: Vorbereitung des Projektes

Nach der Beauftragung erhalten Sie von mir eine ausführliche Ablaufbeschreibung mit allen Details zum weiteren Vorgehen.

In der Vorbereitungsphase des Projektes klären wir folgende 3 Kernthemen:

  1. Projektorganisation (Wann starten wir? Umfang der Projektschritte? Remote/Vor Ort, Dauer, …)
  2. Ressourcenplanung (Zeit, Personal, Budget für weitere Dienste wie z. B. Software, …)
  3. Kommunikation (Mail, Telefon, Cloud)

Indem wir vorab festlegen, wer in das Projekt eingebunden wird, können diese Personen ihre Kapazitäten besser planen. Somit ist sichergestellt, dass sie sowohl genug Zeit für das Projekt als auch das Tagesgeschäft zur Verfügung haben.

Zudem stellen wir sicher, dass alle involvierten Mitarbeiter die Ziele des Projektes kennen und an einem Strang ziehen (Bedeutung des Projektes für die Zukunft des Unternehmens, Warum sind sie dabei? Was sind ihre Aufgaben in dem Projekt? Welche Verantwortungen kommt ihnen zu? Welche Chancen ergeben sich durch das Projekt für die Mitarbeiter?)

Auf Basis aller Vorbereitungen erarbeite ich einen aktualisierten Zeitplan, damit Sie permanent einen Überblick haben, wo wir aktuell stehen, was die nächsten Schritte sind und wann wir welches Zwischenziel erreichen.

5. Wir beginnen die Zusammenarbeit: Vorbereitung des Projektes

In einem gemeinsamen Workshop mit Ihnen und Ihren Mitarbeitern führen wie eine Analyse der Ist-Situation durch und betrachten Ihre aktuellen Prozesse im Unternehmen. Am Ende dieser Bestandaufnahme liegt eine Prozesskarte vor.

Diese zeigt

  • wie Ihr Standardprozess als auch verschiedene Abweichungen und Ausnahmen aussehen,
  • welche Dokumente und Informationen vorhanden sind und woher sie bezogen werden,
  • welcher Mitarbeiter für welchen Schritt zuständig bzw. verantwortlich ist,
  • Stellen an denen es zu Problemen im Ablauf kommt.

Diese Prozesskarte ist die Basis für die Optimierung der Prozesse.

6. Optimierung der Prozesse

In diesem Schritt werden Lösungen für die auftretenden Probleme und Störungen ermittelt. Die Mitarbeiter aus dem Tagesgeschäft spielen hierbei eine zentrale Rolle, denn wir nutzen ihr Wissen und ihre Erfahrungen, um mögliche Verbesserungen zu erarbeiten.

In diesem Teil der Prozessmanagement-Beratung erhalten Sie weitere Anregungen, um Prozesse zu optimieren, z. B.:

  • unterschiedliche Ausprägungen von Verschwendung (Zeit, Finanzen, …) und deren Vermeidung
  • sowie Möglichkeiten, Arbeitsabläufe einfacher und schneller zu strukturieren.

Im Anschluss erhalten Sie von mir ein Soll-Konzept.

Dieses Soll-Konzept

  • zeigt die Ist-Situation,
  • definiert die Soll-Situation und
  • zeigt die Schritte, um das Soll-Konzept erfolgreich umzusetzen.

Hier kann ich Ihnen eine häufige Sorge von anderen Unternehmern in Ihrer Situation nehmen: Ich stülpe Ihnen keine Standardlösungen über, die nicht zu Ihnen passen.

7. Umsetzung des Soll-Konzepts

Sie prüfen das Soll-Konzept, um sicherzustellen, dass wir weiterhin auf dem Weg sind, den Sie sich vorstellen. Nachdem Sie das Konzept freigegeben haben, beginnen wir mit der Umsetzung. Damit Ihr operatives Geschäft weiterhin läuft, werden die Schritte werden etappenweise umgesetzt.


Wichtig ist hier, dass es Ihre Mitarbeiter sind, die die Schritte umsetzen. So stellen wir sicher, dass die neuen Prozesse bereits während der Umstellung in den Köpfen der Mitarbeiter verankert werden. Damit verhindern wir ein „böses Erwachen“ durch eine Umstellung „von heute auf morgen“ gibt.

Sollten an einem Punkt die Personalkapazitäten nicht ausreichen, stehe ich Ihnen nach Absprache auch interimistisch zur Verfügung und unterstütze Sie operativ. So können Sie sicherstellen, das Projekt im gewünschten Tempo voranzubringen.

8. Evaluierung der Umsetzungsphase

Während und nach der Umsetzungsphase evaluiere ich das Projekt fortlaufend und stelle dadurch sicher, dass wir uns zu jeder Zeit in Zielrichtung bewegen. Außerdem werden so äußere, unvorhergesehene, Einflüsse berücksichtigt und eingebunden.

Weiterhin haben Sie somit die Möglichkeit, ggf. zu bestimmten Evaluierungspunkten einzugreifen und den Projektablauf zu beeinflussen.

Nach Abschluss des Projekts findet eine finale Evaluierung statt, um zu prüfen, ob das angestrebte Ziel erreicht wurde.

9. Schulung

Erfahrungsgemäß werden Sie während der Zusammenarbeit feststellen, dass eine erstmalige Anpassung Ihrer Prozesse und Strukturen eine Menge Potential und Energie freisetzt.

Sie werden merken und verstehen, dass es ein kontinuierlicher Prozess ist, Ihr Unternehmen immer wieder an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen.

Damit Sie und Ihre Mitarbeiter diesen Zyklus aus Erkennen-Optimieren-Evaluieren eigenständig durchführen können, schule ich Sie und Ihre Mitarbeiter auf Wunsch. So verfügen Sie über alle notwendigen Werkzeuge.

10. Langfristiger Ansprechpartner

Meinen Kunden stehe ich immer als langfristiger Ansprechpartner telefonisch zur Verfügung. Unabhängig davon, ob wir ein Projekt durchgeführt haben, ich Sie und Ihre Mitarbeiter im Nachgang geschult habe oder ob wir „nur“ Konzept erarbeitet haben.

Partnerschaftliche Zusammenarbeit bedeutet für mich eine langfristige Zusammenarbeit.

10. Langfristiger Ansprechpartner

Meinen Kunden stehe ich immer als langfristiger Ansprechpartner telefonisch zur Verfügung. Unabhängig davon, ob wir ein Projekt durchgeführt haben, ich Sie und Ihre Mitarbeiter im Nachgang geschult habe oder ob wir „nur“ Konzept erarbeitet haben.

Partnerschaftliche Zusammenarbeit bedeutet für mich eine langfristige Zusammenarbeit.

So entwickelt sich Ihr Unternehmen durch unsere Zusammenarbeit weiter – Bulletpoints

Sie als Geschäftsführer wissen genau, aus welchen Gründen Störungen und Verzögerungen auftreten können. Sie haben ein Referenzprojekt durchgeführt und wissen, welche Schritte und Maßnahmen notwendig sind, um zukünftig intervenieren zu können.

Sie verfügen über die notwendigen Werkzeuge, um das Unternehmen sicher in eine erfolgreiche Zukunft zu steuern.

Ihre Mitarbeiter werden Strukturen haben, die es Ihnen ermöglichen, klare schnelle Entscheidungen zutreffen, Handlungsspielräume zu nutzen, um stets im Sinne der Kunden und des Unternehmens zu handeln.

Sie sind in der Lage, entstehende Herausforderungen, sowohl für die eigene Abteilung als auch für das Unternehmen, zu erkennen und notwendige Maßnahmen einzuleiten.

Referenzen

Kommen Sie Ihren Zielen einen weiteren Schritt näher – vereinbaren Sie jetzt ein kostenfreies Erstgespräch

Sie möchten besprechen, ob ich Sie dabei unterstützen kann, Ihre internen Prozesse zu optimieren? Schicken Sie mir Ihre Projektanfrage bequem über mein Anfrageformular. Bitte beschreiben Sie Anliegen so konkret wie möglich, damit ich mir Vorfeld ein grobes Bild Ihrer Anforderungen machen kann.

Sie erhalten anschließend eine E-Mail, in der ich Ihnen den Eingang Ihrer Anfrage sowie den Zugang zu meinem Kalender schicke. Hier können Sie einen Wunschtermin für das kostenfreie Erstgespräch vormerken.

Binnen 24 Stunden erhalten Sie eine Benachrichtigung, ob Ihr Wunschtermin möglich ist. Sollte Ihr Terminwunsch nicht realisierbar sein, rufe ich Sie an, um einen Termin abzustimmen.

Haben Sie weitere Fragen?

Zögern Sie nicht, schreiben Sie mir eine Nachricht.

Sebastian Pickel

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